Una S.r.l. sta valutando la possibilità di tenere e conservare la contabilità esclusivamente con modalità informatiche. Cosa deve fare se vuole eliminare tutti i documenti cartacei presenti negli uffici e scannerizzare le vecchie scritture contabili? L'esperto risponde...

Il quesito fa riferimento alle modalità di tenuta e di conservazione delle scritture contabili solamente in via informatica rese possibili dai mezzi tecnologici a disposizione.
Il problema che si pone è se la normativa civilistica e quella tributaria è adeguata ed a quali condizioni è ammesso.
Dal punto di vista normativo i riferimenti sono la delibera n. 11 del 19 febbraio 2004 del Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) in relazione alle regole tecniche di conservazione dei documenti su supporto ottico al fine di garantire la conformità agli originali, il D.P.R. n. 445/2000 (Legge Bassanini quater in materia di documentazione amministrativa) in relazione all'efficacia giuridica dei documenti informatici, il Codice dell'amminstrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005) che ha riscritto parte della normativa in materia e che entrerà in vigore con il primo gennaio 2006. La materia è diventata attuale anche alla luce della circolare dell'Agenzia delle Entrate n. 45 del 19 ottobre 2005 sulle modalità di fatturazione elettronica in materia di IVA.

Situazione attuale
La diffusione dell'uso dei computer agli inizi degli anni novanta ha generato la normativa attuale (DL n. 357/1994). E' possibile tenere la contabilità con sistemi meccanografici, a condizione che il supporto cartaceo venga comunque stampato entro il termine di invio delle dichiarazioni dei redditi. La stampa su carta delle scritture contabili determina l'obbligo ed il conseguente problema di conservare il cartaceo.

Prospettive future
Dopo soli dieci anni le memorie dei computer ed i nuovi software disponibili rendono accessibile l'archiviazione ottica delle vecchie scritture contabili, la tenuta e la conservazione di quelle attuali e di tutti gli archivi correlati esclusivamente a mezzo computer. La problematica da affrontare è l'efficacia giuridica delle scritture così tenute e conservate.
Il "documento informatico" deve rispettare l'art. 2215 CC e l'art. 2219 CC con riferimento alla numerazione progressiva delle pagine, all'ordine cronologico e all'ordinata tenuta della contabilità; deve essere inalterabile ossia è necessaria la "firma digitale" con cui l'autore deve essere identificabile; deve essere datato con la "marca temporale"; la firma elettronica deve essere apposta almeno una volta all'anno; deve essere leggibile e stampabile se richiesto in caso di verifica.
Ovviamente la tenuta delle scritture contabili con modalità informatica ne consente la loro conservazione con lo stesso sistema.
La delibera CNIPA n. 11/2004 all'art. 3 esamina le fasi della conservazione sostitutiva dei documenti informatici: la memorizzazione deve avvenire in modo da garantire la conformità e la leggibilità e termina con l'attestazione del corretto svolgimento del processo del responsabile della conservazione tramite l'apposizione della marca temporale e della firma digitale.
Nel caso in cui si vogliano conservare le scritture contabili già stampate su carta con modalità informatica (art. 4 Delibera CNIPA) è necessario scannerizzare l'immagine delle stesse e memorizzarla su un supporto in grado di garantire la conformità rispetto agli originali e la leggibilità dei documenti così conservati. Il responsabile della conservazione attesta il corretto svolgimento del processo apponendo la marca temporale e la firma digitale. In base al comma 2 dell'art. 4 della stessa delibera il processo di conservazione sostitutiva dei "documenti analogici originali unici" si conclude con l'ulteriore apposizione della marca temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale allo scopo di attestare la conformità di quanto memorizzato al documento di origine.

Efficacia tributaria delle scritture contabili tenute e conservate con modalità informatica
Al fine di garantire l'efficacia tributaria alle scritture contabili tenute e conservate solo informaticamente si deve far riferimento al DM 23 gennaio 2004 che ne ha precisato le modalità di assolvimento relative. L'art. 3 precisa che i documenti informatici per la tenuta della contabilità devono essere "statici non modificabili" (non alterabili); devono essere emessi con marca temporale e firma digitale; devono essere resi leggibili e su richiesta resi disponibili sul supporto cartaceo e informatico in caso di verifica; i supporti su cui sono memorizzati devono garantire la leggibilità nel tempo, l'ordine cronologico e non ci deve essere soluzione di continuità per ogni periodo d'imposta; devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni degli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.
Per quanto riguarda la conservazione delle scritture contabili tenute in via informatica il D.M. 23 gennaio 2004 prevede oltre la fase della memorizzazione, dell'apposizione della firma digitale e della marca temporale, che il processo di conservazione debba essere effettuato con cadenza annuale (art. 3, comma 2, D.M. 23 gennaio 2004).
L'art. 4 dello stesso DM disciplina la conservazione digitale delle scritture stampate o tenute su carta. Il processo consiste nella memorizzazione dell'immagine (può fare riferimento anche solamente ad una o più tipologie di documenti e di scritture analogici) e si conclude con l'ulteriore apposizione della marca temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale che attesti la conformità di ciò che è memorizzato al documento originale.
L'art. 5 del D.M. citato 23 gennaio 2004 dispone che entro il mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi il soggetto interessato o il responsabile della conservazione trasmetta "l'impronta" (vedi le definizioni contenute nell'art. 1 del decreto) dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa firma elettronica e la marca temporale.
La distruzione dei documenti analogici , di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita solo al completamento della procedura di conservazione originale.

Fonte: microsoft.com